人材派遣業でもペーパーレスは進められる

現在、ペーパレス化を図るAI-OCRを導入しています。
もともとAI-OCRについては認知していて、ペーパーレス化を進めるために検討したが、なかなか自社にあうAI-OCRがありませんでした。そんな時に同業の職場元気さんからAI‐OCRの提案を受けて、他のAI-OCRよりも精度が高く弊社の人材派遣業に活用できるメリットがあると感じ、導入を決めました。

人材派遣業はまだまだ契約書などの書類関係を紙ベースでやり取りすることが主流になっています。紙のコストもかかりますし、保存するにも置き場に困っていました。しかし、今後電子帳簿保存法などが改定され、徐々に対応しなくてはいけないと思い、出来るところからデータ化し業務量を減らしていこうと考えました。
まずはじめに取り組んだのは、派遣社員の水道光熱費などの処理業務です。以前までの業務ですと、何百もの派遣社員が生活する寮の水道光熱費の請求書を目で確認し、手作業でシステムに入力していました。数がかなり多いのでその分時間もかかりますし、ミスがあると手間がかかってすごく大変でした。担当スタッフの業務をどうにか楽にできないかと悩んでいました。

AI-OCRの導入により、請求書のデータ化を実現し、その後RPAで自動転記できるようにしました。今まで手間がかかっていた業務が、ボタン1つで実行でき、確認作業だけで完結できる業務になりました。また、データ化されることによって、ほかの業務への展開もスムーズになり、業務効率もアップしました。
ペーパーレス化を進める1歩目となり、現在では給料明細、源泉徴収票もアプリで閲覧できるように改善しました。人材派遣業ならではの、紙の量の多さを削減することが出来ています。

その他の業務にも、幅広くAI-OCRやRPAを活用していきたいと思っています。経営層はもっとRPA化を進め業務効率をあげ、属人化業務を減らしていきたいと思っています。
しかし、実際に業務をしている方々は「RPAに仕事を取られてしまう」「私の仕事がなくなる」「なにをしたらいいの」など現場の社員から不安の声もあります。全体的な協力を得ることが今は課題となっています。やり方を変える事に前向きな方ばかりじゃないので、社員に寄り添いながら一番いい方法でデジタル化を進めていきたいですね。